Datenschutz und „Homeoffice“ – wer muss sich um die Datensicherheit kümmern?

In immer mehr Unternehmen entstehen Konzepte mit Homeoffice-Arbeitsplätzen. Einerseits wird so die Flexibilität im Arbeitsleben erhöht, andererseits sparen sich Mitarbeiter durchs Homeoffice lange Anfahrtszeiten ins Büro – besonders Teilzeitkräfte schätzen diese Option.

Grundsätzlich hat weder ein Arbeitnehmer ein Recht auf Arbeit im Homeoffice, noch darf der Arbeitgeber dies anordnen. Es handelt sich also um eine freiwillige Vereinbarung, bei der beide Interessen zu wahren sind.

Was den Datenschutz angeht, ist das Homeoffice in der Verantwortung des Arbeitgebers. Es genügt also bei Weitem nicht, dem zu Hause arbeitenden Mitarbeiter ein WLAN-fähiger Laptop und einen Zugang zum Firmennetzwerk auszuhändigen. Denn auch im Homeoffice muss ein hinreichender Schutz von personenbezogenen Daten gewährleistet sein, sofern der Mitarbeiter mit diesen im Rahmen seiner Tätigkeit zu tun hat.

Zum einen sollte das Heimbüro ein abschließbarer Raum sein. Gehört im Homeoffice Einsicht in analoge Akten zum Arbeitsalltag, müssen diese in einem abschließbaren Schrank verschwinden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Im Umkehrschluss: Irgendwo im Wohnzimmer auf dem Familienschreibtisch haben weder der Firmenlaptop noch offizielle Dokumente etwas zu suchen. Die genaue Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes regelt darüber hinaus die Arbeitsstättenverordnung. Hier sind auch sonstige Bedingungen geregelt, die einen Arbeitsplatz beschreiben, wie etwa Beleuchtung, Temperatur oder Zugänglichkeit.

Auch arbeitsschutzrechtliche Bedingungen gelten

Rein baulich und in puncto Einrichtung ist das Homeoffice so zu gestalten, wie es auch für die Arbeitsplätze im Unternehmen gilt. Unfallverhütungsvorschriften, Vorschriften der Berufsgenossenschaft, Pausenregelungen – im Homeoffice gilt prinzipiell dasselbe Recht wie in der Firma. Daher muss beispielsweise auch gewährleistet sein, dass der Arbeitgeber Zugang zum Homeoffice bekommt, wenn er dies für notwendig hält. Übrigens ist der Heimarbeiter während seiner Tätigkeit im Homeoffice auch unfallversichert – sofern das Heimbüro den Firmenstandards entspricht. Im Zweifel dürfen Betriebsrat, Arbeitsschutz-Kontrolleure oder Berufsgenossenschafts-Organe dies in Augenschein nehmen.

Datenschutzvorkehrungen müssen an die heimische Situation angepasst werden

Sind die oben erwähnten räumlichen Gegebenheiten geklärt, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam ein Konzept erarbeiten, wie mit welchen Daten zu verfahren ist. Normalerweise erhält der Arbeitnehmer elektronischen Zugang zum Firmennetzwerk – dieser sollte nur über ein sicheres Passwort möglich sein.

Auf jeden Fall sollte der Heimarbeiter eine Firmen-IT-Ausstattung nutzen und auf keinen Fall den privaten Rechner. So ist gewährleistet, dass sowohl die Hardware wie auch die Software den Sicherheitsstandards des Unternehmens entspricht. Umgekehrt sollte der Firmenlaptop natürlich zu Hause nicht für private IT-Tätigkeiten genutzt werden. Die Kommunikation per E-Mail sollte ausschließlich über den Firmenserver laufen und sich selbstverständlich der bewährten Verschlüsselung bedienen. Es muss ferner sichergestellt sein, dass der Firmenlaptop auch bei kurzen Abwesenheiten des Mitarbeiters per Passwort geschützt – und so weder für Familienangehörige noch Besucher zugänglich ist.

Müssen im Rahmen der Tätigkeit regelmäßig Ausdrucke vorgenommen werden, sollten diese über einen separaten Firmendrucker erfolgen. Wird der „Familiendrucker“ genutzt, muss sichergestellt sein, dass ein firmenrelevanter Druckauftrag nur nach einer Authentifizierung erfolgt. Sämtliche Dokumente, die zwischen Firma und Homeoffice hin und her bewegt werden, sind vor unzulässigem Zugriff zu schützen, idealerweise in einem abschließbaren Büromöbel. Und auch zum Thema Löschung/Vernichtung von Betriebsunterlagen sollte zumindest ein Konzept erstellt werden. Denn Firmendokumente haben in der privaten Altpapiertonne nichts zu suchen.

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Hier bloggt die Redaktion Datenschutz & Datensicherheit des Verlags Mensch und Medien.

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