Headhunter und DSGVO: Was müssen Personalvermittler beim Umgang mit Bewerberdaten beachten?

Angesichts vieler zu besetzender Stellen sind Personalvermittler sehr gefragt. Doch auch sie müssen seit Inkrafttreten der DSGVO sehr sensibel mit den vielen persönlichen Daten umgehen, die die Basis für ihren erfolgreichen Job sind.

Noch vor zwanzig Jahren war es fast schon eine Ehre, von einem Headhunter angerufen zu werden. Seinerzeit waren es fast ausnahmslos Führungsjobs, für die Headhunter ihre Netzwerke aufspannten. War man bei einem Headhunter in der „Kartei“, konnte dies schnell zu lukrativen Jobangeboten führen. Und je lückenloser der eigenen Karteieintrag gepflegt war, desto größer die Chance auf einen neuen Job. Und gerade bei Führungspersönlichkeiten ging es dabei natürlich auch um viele höchstpersönliche Daten, die den Ausschlag dafür gaben, wer für welchen Top-Job besonders geeignet sein könnte.

Heute ist Recruiting – also die Vermittlung geeigneter Mitarbeiter, viel weiter gefasst. Denn längst werden nicht nur Manager händeringend gesucht, sondern auch Techniker, Facharbeiter und vor allem IT-Experten. Für Headhunter oder Personaldienstleister, die im Auftrag von Unternehmen geeignete Bewerber suchen, hat sich mit Inkrafttreten der DSGVO einiges geändert, was den Umgang mit den Daten der Bewerber angeht.

Bis sechs Monate Speicherung der Bewerberdaten zulässig

Auch im Personalwesen gilt, dass der Headhunter zunächst den Bewerber darauf aufmerksam machen muss, dass dessen Daten gespeichert werden, wie sie gespeichert werden und wie lange dies der Fall ist. Dies lässt sich am einfachsten durch ein Formular regeln, das der Bewerber gleich zu Beginn des Bewerbungs- und Vermittlungsprozederes unterschreibt. Zur Dauer der Datenspeicherung ist zu sagen, dass abgelehnte Bewerber grundsätzlich das Recht haben, bis zwei Monate nach Ihrer Ablehnung gegen diese vor Gericht zu gehen, etwa bei vermeintlicher Diskriminierung im Auswahlprozess. Demzufolge haben sowohl der Headhunter wie auch das beauftragende Unternehmen das Recht, die Bewerberdaten bis zu sechs Monate nach Vergabe der ausgeschriebenen Stelle an einen anderen Bewerber zu speichern. Wollen der Headhunter oder die Personalabteilung des absagenden Unternehmens die Bewerberdaten länger speichern, um beispielsweise diesen Bewerber für eine künftige Stellenbesetzung mit in die Auswahl zu nehmen, bedarf dies der expliziten Zustimmung des Bewerbers.

Datenschutzrechtlich wichtig ist auch die Frage, an wen genau der Headhunter die Bewerberdaten im Unternehmen weitergeben darf. In kleinen und mittleren Unternehmen sind hier laut Rechtsprechung der Unternehmenschef sowie die Personalabteilung berechtigt, hinzu kommen direkte Vorgesetzte, in deren Wirkungskreis der potentielle Mitarbeiter tätig sein wird. Darüber hinaus ist jedoch seitens des Headhunters sicherzustellen, dass die Bewerberdaten keinen weiteren Personen im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Neben den oben genannten Personen ist nur noch der Betriebsrat dazu berechtigt, Bewerberunterlagen einzusehen.

Active Sourcing weiterhin statthaft

Active Sourcing – also das Kontaktieren von Bewerbern, um sie auf eine Stelle aufmerksam zu machen, ist auch in Zeiten der DSGVO noch statthaft. Denn in der DSGVO ist in Artikel 6 festgelegt, dass personenbezogene Daten unter anderem dann verarbeitet werden dürfen, wenn deren Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist. Und das ist nach Ansicht der Rechtsprechung sowohl für den Bewerber gegeben, sobald er sich offen an Arbeitsstellen interessiert gibt, wofür ein offenes Porträt auf einer der großen Businessnetzwerke, wie Xing, ausreicht, als auch für den Arbeitgeber, denn dieser hat natürlich ein gesteigertes Interesse daran, den Job tatsächlich an den möglichst geeignetsten Bewerber zu vergeben.

Somit heißt es für Headhunter wie Recruiter: Es ist weiterhin statthaft, geeignete Bewerber zu kontaktieren, wenn sie über ihre Rechte nach der DSGVO aufgeklärt werden und die Verordnung auch nachweislich umgesetzt wird.