Datenschutz-Software: Was muss sie können und welchen Schutz bringt sie?

Eine passende Software kann gute Dienste dabei leisten, die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung im Unternehmen zu bewerkstelligen. Allerdings sind Softwarelösungen lediglich zuverlässige Hilfsmittel, die zwar Fehlerquellen minimieren, einen Datenschutzverantwortlichen allerdings nicht ersetzen können.

Auch für Datenschutz-Software-Lösungen gilt, dass die digitale Hilfe nur so gut sein kann, wie der kritische Kopf, der sie einsetzt. Datenschutz ist ein viel zu komplexes Thema und von Unternehmen zu Unternehmen völlig unterschiedlich ausgeprägt, als dass eine einmal aufgespielte Software Rechtssicherheit in Datenschutzfragen leisten könnte. Dennoch kann sie zuverlässige Prozesse garantieren und Fehler vermeiden, die aus Unachtsamkeit oder Unwissenheit resultieren. Hier die wichtigsten Aspekte der DSGVO, bei der ein Software-Einsatz sinnvoll sein kann:

Mitarbeiterschulung

Datenschutz geht alle im Unternehmen an. Daher ist eine kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter oberste Pflicht. Dabei kann eine Datenschutzsoftware dieses Wissen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Wird das Datenschutzwissen beispielsweise in Form einer Lernsoftware mit Testoption unternehmensweit zur Verfügung gestellt, hat der Datenschutzbeauftragte stets einen genauen Kenntnisstand darüber, welche Mitarbeite up to date sind und bei welchen noch Schulungsbedarf besteht. Die Mitarbeiter können ihr Lernpensum außerdem unabhängig von Ort und Zeit selbstständig absolvieren.

Verarbeitungsverzeichnisse

Sowohl die Verarbeitung von Daten im Unternehmen wie die von Auftragsverarbeitern – beispielsweise bei ausgelagerter Logistik – sollte lückenlos dokumentiert und kontrolliert werden. Wichtig ist dabei, dass der Datenschutzbeauftragte sich stets ein Bild davon machen kann, welche Daten in welcher Abteilung oder bei welchem externen Dienstleister gespeichert werden. Die Software kann beispielsweise auch Löschfristen überwachen und bei Anfragen von Einzelpersonen den aktuellen Status quo darlegen.

Risikobewertungen

Eine effektive Datenschutzsoftware enthält Tools zur Risikoeinschätzung. Damit ist eine digitale Überwachung aller relevanten Workflows im Unternehmen gemeint. Die Software kontrolliert also im Hintergrund, ob alle nötigen Schritte zum Datenschutz gemäß DSGVO funktionieren und von allen Beteiligten eingehalten werden. Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, „warnt“ die Software den Datenschutzbeauftragten und schafft den nötigen Spielraum, datenschutzkonform nachzubessern.

Datenschutzfolgeabschätzung

Auch bei diesem zentralen Element des Datenschutzes kann eine Software hervorragende Dienste leisten. Die Datenschutzfolgeabschätzung ist eine der wichtigsten Pflichten des obersten Datenschützers im Unternehmen. Es muss für jeden Prozess, bei dem personenbezogene Daten – seien es die von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern – eine Beurteilung erfolgen, in welcher Tiefe der Datenschutz sichergestellt werden muss. Die Software liefert durch die hinterlegten Standards wichtige Informationen für die korrekte Folgeabschätzung.

Bibliothek & Formulare

In den meisten Unternehmen kommt es bei Auftreten von Datenschutzproblemen zu individuellen Lösungen. Die involvierten Mitarbeiter versuchen dann meist, aus verschiedenen Quellen aktuelle Infos, Vorlagen oder Musterformulare aufzutreiben. Eine unternehmensübergreifend eingesetzte Datenschutzsoftware schafft identisches Wissen für alle und stellt sicher, dass Infos, Formulare und Vorlagen stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie finde ich eine passende Datenschutz-Software für mein Unternehmen?

Auch für den Bereich Datenschutz setzt eine Auswahl der geeigneten Software eine Bedarfsanalyse voraus, die der Datenschutzbeauftragte erstellen muss. Da das Angebot im Internet unübersichtlich ist und bei der Stichwortsuche „Datenschutz-Software“ auf den Top-Suchergebnissen nur einzelne Anbieter zu finden sind, empfiehlt sich eine erste Suche auf einer der neutralen Software-Plattformen im Netz, wie beispielsweise „software-marktplatz.de oder softguide.de.