Recht auf Vergessenwerden mit der DSGVO – warum das Thema Datenlöschung jedes Unternehmen betrifft

Mit der DSGVO ist jeder Unternehmer gefragt, das Recht auf Vergessenwerden ernst zu nehmen und geeignete Löschprozesse zu entwickeln. Wir zeigen Ihnen, was die Löschpflicht genau beinhaltet und was Sie bis zum Inkrafttreten der DSGVO noch beachten müssen!

Das Recht auf Vergessenwerden ist nicht nur ein Thema, mit dem Suchmaschinen wie Google ein großes Umsetzungsproblem haben. Wussten Sie, dass im Januar 2018 immer noch knapp 60 % der deutschen Unternehmen einräumten, noch keinen Prozess zum Vergessenwerden (the right to be forgotten) implementiert zu haben?

Die DSGVO erweitert die Löschpflichten

Das langjährige Motto »Das Internet vergisst nie« hat spätestens mit der DSGVO keine Gültigkeit mehr. Der Europäische Gerichtshof stellte dafür bereits 2014 die Weichen, nun wird mit der Datenschutzgrundverordnung eine noch weiterführende Löschpflicht in Form des »Vergessenwerdens« eingeführt (Art. 17 DSGVO).

Davon betroffen sind gespeicherte personenbezogene Daten in jeder Hinsicht, ob es interne Firmendaten oder externe Kundendaten sind. Besonders relevant wird dies für eingeholte Einwilligungserklärungen, bei denen ein jederzeitiger Widerruf möglich ist.

Auch Daten können ein Haltbarkeitsdatum haben

Nach bisheriger Rechtslage waren personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen,

• wenn sie nicht mehr notwendig waren,
• Widerspruch der betroffenen Person eingelegt wurde oder
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Ein Auskunftsrecht über diese gespeicherten Daten hat in Zukunft jeder Kunde, dazu verpflichtet das Transparenzprinzip in der Datenschutzgrundverordnung (Art. 15 DSGVO).

Das ab Ende Mai geltende Vergessenwerden der DSGVO beinhaltet zusätzlich, dass bei Veröffentlichung der Daten auch die anderen Verarbeiter darüber zu informieren sind, dass die Daten gelöscht gehören – und das auch an Stellen außerhalb der EU.

Die Reichweite des Löschanspruchs

Sind Sie verpflichtet, Daten zu löschen, und diese unterliegen der Mitteilungs- und Informationspflicht gegenüber allen Empfängern der Daten, dann stellt sich oftmals die Frage, wie das im Einzelfall passieren soll.

Wichtig ist zu wissen, dass das Gesetz nur von »angemessenen Maßnahmen« spricht. Dazu muss immer die Verhältnismäßigkeit in Bezug auf die Rechte der betroffenen Person gewahrt werden. Eine ausreichende Dokumentation, an wen und wie Sie personenbezogene Daten an Externe übermitteln, kann diesen Prozess vereinfachen.

Übrigens: Es gibt auch Ausnahmen von der Löschungspflicht, insbesondere wenn es um die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen geht.

Löschen ungenutzter Daten spart Zeit und Geld

Kennen Sie alle Ihre gespeicherten Daten überhaupt? Das Recht auf Vergessenwerden kann auch Vorteile für Ihr Unternehmen bergen, denn gelöschte Daten schaffen Platz!

Unübersichtliche Clouds und veraltete Systeme können dafür sorgen, dass Sie personenbezogene Daten speichern, ohne sie wirklich zu benötigen oder zu nutzen. Durch das neue Recht auf Vergessenwerden in der DSGVO kann dies zu Unannehmlichkeiten führen, sobald Sie diese Daten finden, löschen und sicherstellen müssen, dass sie nirgendwo anders gespeichert sind.

Der neue „Daten-Sparkurs“ führt im Übrigen dazu, dass weniger Daten kostenintensiv gegen Datendiebstahl und Verlust versichert werden müssen.

Fazit

Zukünftig müssen Daten nicht nur unverzüglich gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden, sondern es muss auch noch sichergestellt werden, dass Auftragsverarbeiter diese auch löschen. Nehmen Sie die DSGVO und das in ihr verankerte Recht auf Vergessenwerden zum Anlass, alten Datenmüll zu entsorgen!

Übersichtliche Löschprozesse und eine differenzierte Dokumentation aller datenverarbeitenden Prozesse vereinfachen die Anpassung der Datenpolitik Ihres Unternehmens an die EU-Datenschutzgrundverordnung.