Dürfen Dienst- und Schichtpläne aus Datenschutz-Sicht ausgehängt werden?

Prinzipiell gehören auch die individuellen Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu den schützenswerten personenbezogenen Daten. Andererseits kann es für Unternehmen oder Abteilungen für die Arbeitsprozesse wichtig sein, dass die betroffenen Mitarbeiter darüber Bescheid wissen, wer aus dem Team wann arbeitet. Hier eine Betrachtung aus Datenschutz-Sicht.

Zu Schicht- und Dienstplänen wird zwar meist eine Einwilligung im Betrieb vorgeschlagen, es werden aber auch andere Ansichten vertreten. So wird unter anderem mit Berufung auf das BayLDA die Ansicht vertreten, dass eine Kenntnisnahme von ausgehängten Dienstplänen an sich nur durch diejenigen Beschäftigten notwendig sei, die direkt davon betroffen sind. Dagegen wäre es unzulässig, wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe, wie etwa Kundschaft oder Lieferanten, Zugang haben. Dies trifft ebenso auf Krankenhäuser, Alten- und Pflegeheime sowie Kindergärten und Kitas zu, in denen ausschließlich die Mitarbeiter, nicht aber Patienten, Bewohner oder Eltern Einsicht in die Dienstpläne nehmen dürfen. Ebenso sei es unzulässig, wenn die Dienstpläne auch die Abwesenheitsgründe enthalten würden, weil dann das schutzwürdige Interesse der betroffenen Beschäftigten zu stark beeinträchtigt wäre.

Eine alternative Rechtsauffassung hat zum Inhalt, dass das interne Auslegen von Dienst- und Schichtplänen sich auf § 26 BDSG stützen lässt, sofern es erforderlich für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist. Häufig wird der ordnungsgemäße Betriebsablauf nur sichergestellt werden können, wenn sich die Mitarbeiter untereinander abstimmen, wer wann und mit wem arbeitet, Schichten tauscht oder bewusst projektbezogen eingeteilt ist. Natürlich gilt auch hier das Prinzip der Datenminimierung: Im Plan ist nur das anzugeben, was auch notwendig ist. Letztlich bleibt es aber eine Frage des Einzelfalls, ob das Auslegen rechtmäßig ist oder nicht.

Dienstplan sollte Gegenstand einer Betriebsvereinbarung sein

Das LAG Berlin-Brandenburg hat am 7. Dezember 2012, 6 TaBV 880/12, entschieden, dass der Aushang von vorläufigen Dienstplänen mit einem Vorbehalt hinsichtlich der noch ausstehenden Zustimmung des Betriebsrats nicht dessen Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG verletzt, dies setzt also die grundsätzliche Zulässigkeit des Aushangs voraus. Auch das Ministerium für Bildung des Landes Rheinland-Pfalz vertritt die Auffassung, dass das Interesse der Eltern, welche Betreuungsperson in Kitas zu welchen Zeiten arbeiten, nicht dazu führen darf, dass die Dienstpläne für alle einsehbar ausgehängt werden. Der Träger einer Einrichtung hat sicherzustellen, dass auch die Persönlichkeitsrechte seiner Beschäftigten geschützt werden. Der Schutz der Daten hat Vorrang vor dem Interesse der Eltern an der Information. Der Dienstplan darf jedoch für alle Mitarbeiter einsehbar (beispielsweise im Personalraum oder im Büro der Leitung) aufgehängt werden, wenn es für den geregelten Betriebsablauf erforderlich ist.

Es ist zwar schon lange her, da hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 28. Oktober 1986 AZ, 1ARB11/85 wie folgt entschieden: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten in einem Aushang (Dienstplan) rechtzeitig bekanntzugeben. Der Dienstplan muss den Beginn und das Ende der Arbeitszeit unter Angabe der Uhrzeit enthalten. Er muss an einer Stelle ausgehängt sein, wo er für die betroffenen Arbeitnehmer allgemein zugänglich ist.

In mitbestimmten Betrieben ist das Thema ein klassischer Fall für eine Betriebsvereinbarung. Hier eine Beispielregelung aus einem veröffentlichten Muster: „Die Wochendienstpläne müssen jeden Mittwoch vor Inkrafttreten durch Aushang den Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Im Falle der Veränderung der Wochendienstpläne soll die Veränderung den betroffenen Mitarbeitern mindestens […] Tage vor aktuellem Dienstbeginn mitgeteilt werden ...“.

Gründe für Fehlzeiten dürfe nicht veröffentlicht werden

In einem Einigungsstellenverfahren wurde am 25. Februar 2016 folgende Regelung vereinbart: „Hat der Betriebsrat dem Dienstplan zugestimmt oder gilt dieser nach Abs. 4 Satz 1 oder Satz 4 als genehmigt, ist der Dienstplan für alle Beteiligten verbindlich und wird den Arbeitnehmern durch einen Aushang im …. bekannt gegeben.“

Die Frage des Aushangs von Dienstplänen ist etwas differenziert. Es kommt sicher auch auf die Art des Unternehmens an, etwa ob es sich um ein Krankenhaus, eine Pflegeeinrichtung oder um eine Berufsfeuerwehr-Station handelt, bei denen ein großes Sicherheits- oder ein öffentliches Interesse an der Funktionsfähigkeit besteht. Weniger relevant erscheint hingegen, ob ein Gastwirt per Dienstplan sein Küchenpersonal organisiert. Ebenfalls betrachtet werden muss, welche Daten der Dienstplan enthält. Tabu sind jegliche Angaben zu krankheitsbedingten Ausfällen oder sonstige „private Abwesenheitsgründe“. Die schlichte Angabe „Fehlzeit“ genügt.

Neben der Art der Information fließt in eine Bewertung auch ein, wo der Dienstplan ausgehängt werden soll und wer zu diesem Ort Zugang hat. Ebenso sollte eine Vereinbarung darüber getroffen werden, ob der Dienstplan für die individuelle Terminplanung abfotografiert werden darf.