Datenschutz im Betrieb

Workation von Mitarbeitern: Was ist auf Unternehmensseite zu beachten?

Nicht erst seit den Generationen Y und Z erwarten immer mehr Arbeitnehmer von ihren Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität, was die Arbeitszeit sowie den Arbeitsort angeht. Vor allem die Homeoffice-Welle in Folge der Covid-Pandemie hat auch das Konzept Workation sehr populär gemacht. Unternehmen können allerdings nicht mir nichts, dir nichts jeden Angestellten ins Homeoffice in eine Urlaubsdestination entlassen, es gibt einige Dinge zu beachten.

Die Arbeitswelt unterliegt einem enormen Wandel, vor allem was die Flexibilität der Arbeitszeit sowie des Arbeitsorts angeht. Die zwei Coronajahre und der Fachkräftemangel zwingen Personaler heute dazu, auch auf solche Wünsche von Arbeitnehmern einzugehen, die noch vor ein paar Jahren als absolut exotisch galten – beispielsweise das Konzept Workation. Dieses gestattet einem Angestellten das Arbeiten über einen längeren Zeitraum an einem Ort seiner Wahl, beispielsweise in südlichen Gefilden, wenn hierzulande der Winter für schlechte Laune sorgt. Allerdings sind bei solchen Arbeits-Modellen einige Dinge zu beachten, beispielsweise auch aus Datenschutz-Sicht.

Arbeiten vom Urlaubsort – für viele Homeworker eine verlockende Vorstellung

Acht Stunden arbeiten und dann an den Strand oder zum Nachmittagsskilauf ins Skigebiet: Workation ist für viele Arbeitnehmer eine verlockende Art, den Arbeitsalltag und die Vorzüge einer Urlaubsdestination unter einen Hut zu bringen. In Zeiten von Massen-Homeoffice spricht ja auch prinzipiell nichts dagegen, das über Datennetz an die Firma angeschlossene Homeoffice an einen Ort zu verlegen, der verlockende Vorzüge bietet. Je nach Länge eines Workation-Aufenthalts treten versicherungstechnische Fragen auf, die sowohl der Arbeitgeber wie auch der Arbeitnehmer mit den entsprechenden Versicherungen klären müssen. Es gibt je nach Versicherung Fristen, die einzuhalten sind, oder unter Umständen Zusatzversicherungen, wie etwa eine Auslandskrankenversicherung, die für die „Arbeitszeit im Ausland“ zusätzlich abgeschlossen werden müssen. Auch die Frage der Sozialversicherungspflicht sollte bei langen Workation-Aufenthalten mit den Behörden des Gastlands geklärt werden.

Ebenso kann das hiesige oder ausländische Finanzamt unter Umständen bei langen Workation-Aufenthalten hellhörig werden, vor allem wenn der größere Teil des Jahrs an einer Arbeitsstelle im Ausland verbracht wird. Unter Umständen hat das Auswirkungen auf die Steuerpflicht des Arbeitnehmers im Rahmen der 183-Tage-Regelung. Diese besagt, dass in zahlreichen Staaten ab einem Aufenthalt von mehr als der Jahreshälfte in beiden Ländern, dem Herkunftsland wie auch dem Land, in dem die Workation stattfindet, eine Steuererklärung abgegeben werden muss. Findet der Workation-Aufenthalt innerhalb der EU statt, haben weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Konsequenzen zu befürchten, da in der EU generell die Freizügigkeit gilt.

Es empfiehlt sich auf jeden Fall eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung

Grundsätzlich hat kein Arbeitnehmer das Recht auf einen Workation-Aufenthalt. Es handelt sich um eine kulante Regelung durch den Arbeitgeber. Damit dieser sich entsprechend absichern kann, empfiehlt sich für den Workation-Aufenthalt eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag. Hierin sollten geregelt werden:

  • Die Dauer des Workation-Aufenthaltes (Starttag sowie letzter Tag)
  • Urlaubs- und Überstunden-Regelung
  • Arbeitszeiten (Zeitverschiebung beachten)
  • Feiertagsregelung (Gastland mit unterschiedlichen und anderer Zahl an Feiertagen?)
  • Präsenzpflichten außerhalb der Regelarbeitszeit (z. B. Meetings bei Zeitverschiebung)

Datenschutzregelungen bei Workation

Wie auch beim Homeoffice ist beim Workation-Aufenthalt auch der Datenschutz ein wichtiges Thema. Auch hier gilt, dass die Probleme bei Workation-Aufenthalten in der EU gemäß DSGVO keinerlei Probleme darstellen. Es muss lediglich gewährleistet sein, dass im Gastland ein vergleichbares Schutzniveau zu erwarten ist. Für Workation-Aufenthalte außerhalb der EU sollte der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens klären, welche besonderen Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen.

Darüber hinaus muss auch der Arbeitsraum beim Workation-Aufenthalt abschließbar sein, ebenso müssen vertrauliche Dokumente sicher verschlossen werden können. Die frei zugängliche WG-Strandhütte eignet sich also kaum für einen Workation-Arbeitsplatz gemäß der DSGVO. Ein abschließbares Hotelzimmer, das unter Umständen sogar mit einem Tresor ausgestattet ist, eignet sich hingegen absolut als Arbeitsplatz in der Ferne. Darüber hinaus muss (seitens des Arbeitgebers) ein Datenanschluss der Verfügung gestellt werden, in den sich der Mitarbeiter auch aus dem Ausland sicher einwählen kann, beispielsweise durch VPN-Technologie.

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Hier bloggt die Redaktion Datenschutz & Datensicherheit des Verlags Mensch und Medien.

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