Newsletter rechtssicher erstellen – darauf sollten achten

Für Marketingabteilungen sind Newsletter per Email ein wichtiger Kanal, um Kunden und Interessenten über Angebote, Gewinnspiele, Produktneuheiten oder Unternehmensnews zu informieren. Damit fallen Newsletter in den Bereich der Werbung und es gibt einige gesetzliche Regelungen rund um die Datenerhebung und den Newsletterversand. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Ihren Newsletter rechtssicher erstellen.

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen

Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) schützt in Deutschland den Verbraucher zum Beispiel vor irreführender Werbung. Daraus ergeben sich für die Online-Marketeers einige Vorgaben.

So regelt § 7 UWG, wie Sie die Kommunikationsdaten rechtssicher erheben können und vor allem, was es bei der Nutzung dieser Daten beim Newsletterversand zu beachten gilt. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG ist der Empfang eines Newsletters in elektronischer Form stets als unzumutbare Belästigung anzusehen, wenn keine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt.

Verwendet der Versender gekaufte Adressen ist er für das Vorliegen der Einwilligung darlegungs- und beweispflichtig. Das heißt, Sie sollten zumindest in Stichproben prüfen und sich überzeugen, dass die Einwilligungen auch tatsächlich vorliegen (LG Dresden, Urteil vom 30.10.2009, Az.: 42 HKO 36/09).

Da in der Regel ein persönlicher Kontakt und eine schriftliche Einverständniserklärung nicht existieren, müssen Sie eine elektronische Form wählen. Achten Sie darauf, dass mit einer ausreichreichenden Sicherheit die Authentizität der Einwilligung beziehungsweise der betreffenden Person sichergestellt ist. Eine Einwilligung ist nur dann wirksam, wenn Sie den künftigen Newsletterempfänger vollständig über den Gegenstand und den Umfang informieren. Außerdem muss er das Einverständnis aktiv selbst zum Beispiel per Double-Opt-In vornehmen.

Überblick Double-Opt-In-Verfahren

Ein von den Gerichten anerkanntes Verfahren ist das sog. Double-Opt-In-Verfahren. Bei diesem Verfahren erhält der Interessent, der einen Newsletter angefordert hat, an die angegebene E-Mail-Adresse und den dortigen Namen eine nochmalige Aufforderung, die Newsletterbestellung zu bestätigen.

Wichtig ist, dass diese Bestätigungs-E-Mail frei von Werbung sein muss (siehe OLG München, Urteil vom 27.09.2012, Az.: 29 U 1682/1232), weil zum Zeitpunkt der Übersendung der Bestätigungs-Email noch keine wirksame Einwilligung vorliegt. Die Einwilligung bezieht sich immer nur auf die in der Einwilligung konkret angegebene Adresse. Hat der Empfänger mehrere Email-Adressen eingerichtet und soll der Newsletter an mehrere Adressen des Empfängers versandt werden, muss für jede Adresse eine Einwilligung eingeholt werden (OLG Celle, Urteil vom 15.05.2014, Az.: 13 U 15/14).

Für den Nachweis der Einwilligung mittels Double-Opt-In wird eine korrekte und vollständige Dokumentation der Einverständniserklärung verlangt (AG Düsseldorf, Urteil vom 09.04.2014, Az.: 23 C 3876/13). Die Wirksamkeit der Einwilligung setzt auch die jederzeitige Möglichkeit eines Ausdrucks voraus (BGH, Urteil vom 10.02.2011 – I ZR 164/09).

Welche Daten Sie protokollieren müssen, ist nicht konkret festgelegt. Um aber eine vollständige Dokumentation sicherzustellen, sollte die konkrete Einwilligung, Adresse sowie die Daten der Anforderung des Newsletters und der Bestätigung gespeichert werden. Neben diesem Verfahren sind die allgemeinen Informationspflichten des Telemediengesetzes zu beachten. Das gilt insbesondere dann, wenn vom Nutzer Daten über sein Nutzungsverhalten gespeichert und analysiert werden.