Newsletter in Eigenregie per Outlook versenden: Vorsicht, Falle!

Newsletter sind eine der beliebtesten Akquise-Optionen im digitalen Marketing. Und das mit gutem Grund: Sie transportieren gute Inhalte und werden ausschließlich von Empfängern gelesen, die einem Empfang aktiv zugestimmt haben (sofern vom Versender alle Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden). Doch wie klappt der Versand am besten? Das eigene Outlook bietet auf den ersten Blick einige Komfortfeatures für den Newsletter-Versand. Aber langfristig ist das alles andere als eine professionelle Lösung. Hier die Gründe und bessere Alternativen.

Professionelle Newsletter-Versand-Anbieter verfügen über die Features, die das eigene Mail-Programm nicht aufweist. Diese sind nicht auf den ersten Blick sichtbar, haben nämlich sehr viel mit den eingesetzten Servern, Analysetools und Optionen zur sauber geführten Adressdatenbank zu tun. Nicht zuletzt werden seriöse Newsletter-Versandanbieter von den gängigen Spam-Filtern viel vertrauenswürdiger eingestuft, als banale Outlook-Adressen eines Firmenrechners.

Folgende Gründe sprechen gegen die Verwendung von Outlook

Erhöhtes Spam-Risiko: Newsletter, die über (Gmail, Outlook, Yahoo oder andere E-Mail-Programme) versendet werden, landen sehr häufig im Spamordner des Empfängers, da den Filtern E-Mail-Programme, die meist von Privatpersonen genutzt werden, „verdächtig“ erscheinen, wenn über diese Adressen Massen-Mails verschickt werden. Darüber hinaus ist es nicht möglich, mit Outlook und Co. Personalisierungen oder Individualisierungen für spezielle Zielgruppen vorzunehmen.

Keine Analysefunktion: Outlook kann nicht mit den so wichtigen Analysetools aufwarten. Wer hat wann warum geöffnet, wer hat es nicht getan? All diese Informationen, die wichtig für die Gestaltung des nächsten Newsletters wären, bleiben verborgen.

Limitierte Mails pro Tag: Outlook und der jeweilige Provider legen fest, wie viele Mails ein Anwender täglich maximal versenden darf. In der Regel geht dies nicht über 300 E-Mails hinaus.

Veränderte Darstellung durch mangelnde Optimierung: CSS-Spezifikationen werden von Outlook so gut wie nicht unterstützt, wird der Newsletter als HTML-Dokument versendet, kann es bei den Empfänger-Accounts verschiedener Provider zu massiven Darstellungsproblemen kommen.

Vorteile beim Newsletter- Versand über einen professionellen Versender

Analysemöglichkeiten: Nicht nur der Inhalt ist entscheidend dafür, ob ein Empfänger einen Newsletter öffnet. Auch die Tageszeit, die Art der Anhänge und unter Umständen die individuelle Ansprache verschiedener Zielgruppen sind wichtig für gute Öffnungsraten. Anbieter wie kajomi, Mailchimp, rapidmail oder sendinblue stellen nicht nur das Instrumentarium für einen gezielteren Versand zur Verfügung. Sie analysieren auch genau, welche Zielgruppe schlechte Öffnungsraten zeigt oder welche Newsletter zur welchen Zeit besonders gut ankommen. Darüber hinaus findet auch eine Auswertung statt, die die Öffnungsraten nach Endgerät darstellt. Denn nicht jede Newsletter-Aufmachung eignet sich gleichermaßen für die Öffnung via PC, übers Tablet oder das Smartphone.

Newsletter-Erstellung mit dem Baukasten: Die oben genannten Anbieter stellen ein digitales Tool zur Verfügung, das die Newsletter-Erstellung kinderleicht macht. Mit einer eigenen Bibliothek für Grafiken, Fotos und Schriften lassen sich Newsletter mit dem „What you see is what you get“-Prinzip erstellen. Das heißt, die gewünschten Elemente werden im System einfach mit der Maus auf die Newsletter-Maske gezogen, und die Software übernimmt völlig automatisch die Seitenerstellung. Dabei achtet das System automatisch darauf, dass Grafiken oder Bilder nicht zu groß gewählt werden, was üblicherweise den Versand erschweren würde.

DSGVO-Konformität: Sind die Daten, die bei der Newsletter-Erstellung verwendet werden, sicher im Sinne der DSGVO? Und wie schaut es mit dem Schutz der Empfängeradressen aus? Auch wenn Newsletter, deren Empfang der Konsument bestätigt, gemäß DSGVO unproblematisch sind, so gilt das nicht unbedingt für die selbst gepflegte Adressverwaltung und die Sicherheit der Betriebs-ID vor Angriffen von außen. Seriöse Newsletter-Anbieter halten höchste Sicherheitsstandards ein, was die verwendeten, personenbezogenen Daten angeht, und können jederzeit Auskünfte zu deren Verwendung erteilen. Darüber hinaus sind deren Server nach neusten Erkenntnissen geschützt und durch Authentifizierungs-Konzepte doppelt sicher.

Mehr Zustellsicherheit durch Spam-Scoring: Das Spam-Scoring zeigt Ihnen an, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Ihr Newsletter im Spam-Ordner landet. Die Ergebnisse können genutzt werden, um Anpassungen an Ihrem Newsletter vorzunehmen und so garantiert im richtigen Postfach zu landen.

Fazit: Für den professionellen Newsletter-Versand ist die Zusammenarbeit mit einem der renommierten Versender durchaus empfehlenswert. Gegen den Versand in Eigenregie – beispielsweise über Outlook – spricht, dass die Spam-Wahrscheinlichkeit deutlich höher ist. Ferner fehlen die Analysetools der Profi-Lösungen zur Erstellung immer besserer Newsletter aufgrund valider Daten.