Urlaubszeit = Weiterleitungszeit: Wie sieht der datenschutzkonforme Autoresponder aus?

Welcher Angestellte kennt es nicht? Am letzten Tag vor dem Urlaub muss alles sehr schnell gehen. Als eine der letzten Amtshandlungen steht die Einrichtung des „Abwesenheits-Assistenten“ an. Schließlich sollen Absender von Mails darüber informiert werden, dass der gewünschte Empfänger nicht erreichbar ist und was der Absender tun sollte, um das E-Mail-Anliegen trotz Abwesenheit des eigentlichen Ansprechpartners erfolgreich zu platzieren. Damit dies aus Datenschutz-Sicht rechtskonform gelingt, hier ein paar Tipps.

Die Abwesenheitsnotiz ist ein Feature, das die meisten gängigen E-Mailprogramme ihren Usern anbieten. Der „Assistent“ sorgt dafür, dass E-Mail-Absender automatisch über die Abwesenheit des Empfängers informiert werden. Meist beinhaltet die automatisierte Antwort-Mail, dass der Angeschriebene nicht erreichbar ist. Darüber hinaus ist für den Absender die Info wertvoll, ob die Mail bis zur Rückkehr des Adressaten generell nicht gelesen wird, von jemandem aus dem Kollegium registriert wird oder sogar vom Adressaten gelesen, aber erst nach der Abwesenheit beantwortet wird. Gerade die Option der automatisierten Weiterleitung ist jedoch nach Datenschutzrecht problematisch.

Was gehört in eine automatisierte Abwesenheitsmeldung?

Generell sollte die automatisierte Nachricht den Zeitraum enthalten, in dem der Angeschriebene abwesend ist. Des Weiteren sollte die Info enthalten sein, wie mit eingehenden E-Mails verfahren wird. Werden sie prinzipiell nicht gelesen und bearbeitet? Besteht nur eingeschränkter Zugriff, und eine Antwort erfolgt zeitlich nicht planbar? Idealerweise wird für dringende Anliegen ein Kollege genannt, der sich dem Anliegen annimmt. Selbstverständlich sollte dabei auch gleich der entsprechende Kontakt (E-Mail, Telefonnummer der Vertretung) genannt werden.

Grundsätzlich sollte der Grund der Abwesenheit nicht genannt werden. Enge geschäftliche Kontakte sind vermutlich sowieso über den Abwesenheitsgrund informiert. Und für Erstkontakte ist es völlig unerheblich, warum der Angeschriebene für den genannten Zeitraum nicht persönlich reagieren wird.

Hier ein Beispiel für eine seriöse und den Anforderungen genügende Abwesenheitsnotiz:

Sehr geehrte Absenderin, sehr geehrter Absender,

ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] weder telefonisch noch per Mail erreichbar. Ihre E-Mails werden in diesem Zeitraum nicht oder sporadisch gelesen und erst nach meiner Rückkehr bearbeitet. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder von Dritten gelesen. In dringenden Fällen wenn Sie sich bitte an meine Kollegin/meinen Kollegen [Name] unter [E-Mail], [Telefon].

Nach meiner Rückkehr werde ich mich hinsichtlich Ihrer Nachricht mit Ihnen in Verbindung setzen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name], [Nachname]

Das Problem der automatisierten Weiterleitung

Als einfacher Weg erscheint die automatisierte Weiterleitung einer E-Mail in Zeiten einer Abwesenheit. Die ist jedoch aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch. Denn prinzipiell müsste der Absender der automatischen Weiterleitung zustimmen. Das ließe sich in der Praxis schon bei „bekannten“ Geschäftskontakten nur sehr schwer bewerkstelligen. Bei „Neukontakten“, die erstmals eine Kontaktaufnahme anstreben, ist dies praktisch nicht zu umzusetzen. Daher ist von einer automatischen Weiterleitung an einen Kollegen oder gar das Team abzuraten.

Kontrolle des Mitarbeiter-Postfachs durch den Arbeitgeber

Prinzipiell hat der Arbeitgeber das Recht, das Postfach eines Mitarbeiters in dessen Urlaubszeit zu überprüfen, wenn dies geschäftlich notwendig ist. Dies geht sowohl aus dem § 26 Abs. 1 BDSG hervor wie aus der DSGVO (Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c), wenn der Zugriff als verhältnismäßig einzustufen ist. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn ein potenzieller Kunde eine Auftragsbestätigung per Mail an den urlaubenden Mitarbeiter sendet, die eine sofortige Auftragsausführung beinhaltet. Eine generelle Totalüberwachung des Mitarbeiter-E-Mail-Accounts stellt sich generell als unverhältnismäßig und damit rechtswidrig dar.

Fazit

Auch wenn es am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub schnell gehen muss: Die Einrichtung einer datenschutzkonformen Abwesenheitsnotiz sollte auf der To-do-Liste für den Vorurlaubstag im Büro stehen. Denn eine klar formulierte Info darüber, was mit eingehenden Mails passiert, ist nicht nur ein erwartbarer Service, sondern gehört auch zum guten Ton einer transparenten Kommunikation im Geschäftsleben.