Aktuelle Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz

Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat dem Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses zum Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Einen Monat nach der Verkündung des Gesetzes, voraussichtlich noch im Juni, wird das Gesetz in Kraft treten.

„Das ‚Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden‘ (Hinweisgeberschutzgesetz) regelt den Umgang mit Meldungen zu Betrügereien, Korruption und anderen Missständen in Behörden und Unternehmen; ebenso mit Hinweisen auf mangelnde Verfassungstreue von Beschäftigten im öffentlichen Dienst, auch wenn dabei keine konkreten Straftaten vorliegen.“ (https://www.bundesrat.de/SharedDocs/termine/DE/presse/20230509-va.html)

Das Gesetz schreibt für Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigte die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems vor. Für kleinere Unternehmen ist dafür eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vorgesehen. Für Unternehmen und Organisationen ab 250 Beschäftigte gilt diese Verpflichtung ab Inkrafttreten des Gesetzes, allerdings werden Bußgelder wegen Nichteinrichtung des Systems erst nach Ablauf von sechs Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes verhängt.

Überblick

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers zu schützen (§ 8 HinSchG), Hinweisgeber vor Repressalien, wie Diskriminierungen, Benachteiligungen und Repressalien, zu schützen und das Verfahren zu regeln. Dazu müssen Unternehmen ein Meldesystem einrichten und das Meldeverfahren sowie den Umgang mit Meldungen regeln. Das Hinweisgeberschutzsystem schützt Hinweisgeber im Zusammenhang mit einer Meldung von strafbewehrten Verstößen und bestimmten bußgeldbewehrten Verstößen (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 und 2 HinSchG).

Für die Abgabe von Hinweisen muss das Unternehmen als gleichwertige Alternativen einen internen und einen externen Meldekanal zur Verfügung stellen, über den Hinweise gegeben werden können. Der Hinweisgeber kann sich frei entscheiden, welchen Meldekanal er nutzen will. In Fällen, in denen gegen einen Verstoß wirksam auch intern vorgegangen werden kann und Repressalien nicht zu befürchten sind (kann im Einzelfall für den Hinweisgeber schwer zu beurteilen sein), soll jedoch der interne Meldeweg bevorzugt werden (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HinSchG). Der interne Meldekanal muss sowohl Meldungen in Textform als auch mündlich ermöglichen. Die Meldestelle muss zwar nicht die Abgabe von anonymen Meldungen ausdrücklich vorsehen, ein anonymer Meldekanal muss also nicht eingerichtet werden. Anonym eingehende Meldungen sollen aber gem. § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG bearbeitet werden.

Für die Bearbeitung der Meldungen sieht das HinSchG ein bestimmtes Verfahren vor. Danach muss dem Hinweisgeber der Eingang der Meldung binnen sieben Tagen bestätigt werden. Innerhalb weiterer drei Monate muss der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung mit einer Mitteilung der geplanten und bereits durchgeführten Maßnahmen erteilt werden.

Hinweisgeber können interne Personen, wie Arbeitnehmer (auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses), Leiharbeitnehmer, Praktikanten und Bewerber und externe Personen, wie Dienstleister oder Lieferanten sowie Anteilseigner, sein.

Bei der Durchführung des Hinweisgeberschutzgesetzes sind auch alle datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Insbesondere müssen für alle personenbezogenen Daten Aufbewahrungsfristen und Löschregeln festgelegt werden, das Verfahren muss in das Verzeichnis der Verfahrenstätigkeiten aufgenommen werden, und für die Hinweisgeber muss eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO erstellt und zur Verfügung gestellt werden. Schließlich muss in einer Schwellwertanalyse die Erforderlichkeit einer Datenschutzfolgenabschätzung geprüft und die Prüfung dokumentiert werden, und es müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen eingerichtet werden.

Hinweisgeber dürfen wegen einer Abgabe von Hinweisen keinerlei Repressalien oder Benachteiligungen, z. B. bei Leistungsbeurteilungen oder einer Versagung oder Verschiebung von Beförderungen, Benachteiligung bei einer Besetzung einer höherrangigen Stelle etc., ausgesetzt werden. Macht der Hinweisgeber geltend, dass der Arbeitgeber gegen das Repressalienverbot verstoßen hat, sieht das HinSchG eine Beweislastumkehr dergestalt vor, dass der Arbeitgeber beweisen muss, dass die behauptete Benachteiligung keine Folge der Abgabe eines Hinweises ist. Erleidet die hinweisgebende Person durch Repressalien einen materiellen oder immateriellen Schaden, ist der Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet.

Einrichtung einer Meldestelle

Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten können nach § 14 Abs. 2 HinSchG für die Entgegennahme von Meldungen und für die Durchführung von Maßnahmen nach dem HinSchG eine gemeinsame Meldestelle einrichten. Ebenso können konzernangehörige Gesellschaften bei einer anderen Konzerngesellschaft eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ einrichten und mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragen. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen binnen eines Monats nach Inkrafttreten des HinSchG ein Hinweisgeberschutzsystem einrichten. Bereits vorhandene Schutzsysteme müssen überprüft werden, ob die Anforderungen nach dem neuen Recht erfüllt werden. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt hierzu eine Übergangsfrist bis 17. Dezember 2023. Da es sich bei der Einrichtung des Hinweisgeberschutzsystems um eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme handelt, muss, soweit ein Betriebsrat eingerichtet ist, der Betriebsrat beteiligt und eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden.

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems ist mit Bußgeld bis zu 20000 € und Verstöße gegen Regelungen des HinSchG, z.B. Vertraulichkeitsverletzungen oder eine Missachtung des Repressalienverbots, sind mit Bußgeld bis zu 50000 € bewehrt.

Freundliche Grüße
Redaktion Praxisratgeber Datenschutz und Datensicherheit